Zuordnung der Konten und Steuerschlüssel prüfen

Wenn Sie die Umsatzsteuererklärung erstellen, prüft büro easy zunächst, ob alle bebuchten Konten und Steuerschlüssel zugeordnet sind.

Dies ist die Voraussetzung dafür, dass das Formular mit den Werten aus der Buchhaltung befüllt wird.

Lesen Sie dazu das Thema Felder zur Umsatzsteuererklärung zuordnen.

II. Bericht Umsatzsteuererklärung prüfen

Ein wesentliches Hilfsmittel zur Überprüfung der auf der Umsatzsteuererklärung dargestellten Werte ist der Bericht Umsatzsteuererklärung.

Tipp: Bevor Sie den Bericht aufrufen, öffnen Sie zunächst das Fenster Extras Umsatzsteuer/ELSTER und prüfen Sie, ob Ihre Konten/Steuerschlüssel zugeordnet sind.

Er zeigt die einzelnen Abschnitte des Formulars zur Umsatzsteuererklärung und die Werte für die einzelnen Felder, die büro easy für die Umsatzsteuererklärung ermittelt hat.

Sie können diese Werte durch Doppelklick prüfen.

Beispielsweise zeigt der Abschnitt Steuerpflichtige Lieferungen, Leistungen, Wertabgaben

• im Feld 177 die ‚normalen‘ Netto- und Umsatzsteuerwerte zu 19% für Lieferungen und Leistungen im Inland.

• im Feld 275 die ermäßigten Netto- und Umsatzsteuerwerte zu 7%für Lieferungen und Leistungen im Inland.

Eintrag ‚Fehlende Zuordnungen‘

Falls Sie im Bericht den Eintrag ‚Fehlende Zuordnungen‘ vorfinden, müssen die entsprechenden Konten und MwSt- Schlüssel noch zugeordnet werden, damit die Umsatzsteuererklärung mit allen Werten befüllt wird.

Gehen Sie wie folgt vor:

1. Doppelklicken Sie den Eintrag in der Spalte ‚Konto/MwSt- Schlüssel‘.

2. Es öffnet sich das Dialogfeld Konto bearbeiten bzw. MwSt-Schlüssel bearbeiten.

3. Nehmen Sie nun die Zuordnung zum Formular Umsatzsteuererklärung vor und speichern Sie die Zuordnung durch Klick auf OK.

Plausibilitätsprüfung

Im Fenster Umsatzsteuererklärung bekomme ich beim Klick auf Vorschau Drucken oder Versenden folgende Meldung angezeigt:

büro easy hat Buchungen gefunden, bei denen die gebuchte Mehrwertsteuer nicht zum verwendeten Konto passt.

Diese Meldung besagt, dass zumindest eine Verkaufsbuchung vorhanden ist, die mit Umsatzsteuer, aber nicht auf ein Erlöskonto oder ein nicht zum Steuersatz passendes Erlöskonto gebucht wurde.

Dies führt dazu, dass

• die Umsatzsteuererklärung und die Umsatzsteuer- Voranmeldungen des Jahres nicht zusammenpassen

• auch in anderen Berichten wie z.B. der Einnahmenüberschussrechnung und in den Kontenblättern die Einnahmen nicht zur gebuchten Umsatzsteuer passen.

Diese Buchungen sollten also geprüft und gegebenenfalls geändert werden.

Wenn Sie die Buchungen nicht prüfen und mit der Ansicht der Umsatzsteuererklärung fortfahren möchten, klicken Sie in der Meldung auf Nein.

Bevor Sie die Umsatzsteuererklärung versenden, sollten Sie die Buchungen aber geprüft und ggf. berichtigt haben.

Prüfung und Korrektur von Buchungen

Um diese Buchungen anzuzeigen, klicken Sie auf Ja und schon wird Ihnen das Protokoll angezeigt.

Sie können dieses Protokoll auf dem Drucker ausgeben und anschließend schließen. Alternativ können Sie das Protokoll auch als HTML- Datei auf Ihrem Rechner speichern und diese zur Prüfung verwenden.

Das Protokoll zeigt Buchungen mit folgenden Daten an:

Hat eine Buchung einen oder mehrere Artikel /Buchungszeilen mit nicht zusammenpassendem Konto/MwSt, so wird diese Buchung genau einmal angezeigt.

Das Protokoll zeigt diese Buchungen mit folgenden Daten an:

• Spalte Typ: Buchungstyp

• Spalte Datum: Belegdatum

• Spalte Name: Empfänger, in der Regel Kunden

• Beleg-Nummer

• Zu prüfen: Der Text ‚MwSt- Satz passt nicht zur Kontenzuordnung‘ ist immer gleich.

Vorgehen bei der Prüfung von Buchungen

1. Öffnen Sie die angezeigte Buchung, zum Beispiel eine Kasseneinnahme

2. Öffnen Sie den Bericht Buchungsjournal durch Klick auf das weiße Berichtssymbol in der Titelleiste des Buchungsfensters

3. Prüfen Sie im Buchungsjournal die Spalte Konto. Hier sollte oberhalb des Eintrags MwSt- Verrechnungskonto stets ein Erlös-/ bzw. Einnahmenkonto stehen. Ist das bei einer Kasseneinnahme nicht so, führt das zu Problemen in der Umsatzsteuererklärung bzw. Einnahmenüberschussrechnung.

Folgende Lösungsmöglichkeiten gibt es:

1. Unter dem Reiter Einnahmen wurde statt eines Einnahmen-/Erlöskontos ein Ausgaben- oder Bankkonto verwendet

Lösung:

Konto durch das passende Einnahmen-/Erlöskonto ersetzen

2. Unter dem Reiter Artikel ist ein Artikel vorhanden, der statt eines Einnahmen-/Erlöskontos ein Ausgaben- Bank- oder Kassenkonto verwendet

Lösung:

• Doppelklicken Sie den Artikel in der Artikelverwaltung

• Prüfen Sie das verwendete Konto im Feld Konto bzw. Erlöskonto (bei Artikeln mit Bestandsführung)

• Ersetzen Sie das Konto ggf. durch das passende Erlös-/Einnahmenkonto

• Wenn büro easy Sie fragt, ob Sie das neue Konto für bestehende Buchungen verwenden möchten, klicken Sie Ja. Büro easy wird nun alle Buchungen anpassen, die diesen Artikel verwenden.

• Achtung: Dies gilt auch für frühere Buchungsperioden, in denen der Artikel verwendet wird!

3. Steuerschlüssel und Einnahmen-/Erlöskonto passen nicht zusammen. 

Lösung:

• Es ist möglich, dass unter dem Reiter Einnahmen oder Artikel ein Erlös-/Einnahmenkonto verwendet wurde, das aber nicht zum Steuerschlüssel passt

Mögliche Fälle

1. Reiter Einnahmen: Konto und Steuerschlüssel passen nicht zusammen.

Fallbeispiel 1: Sie verwenden unter dem Reiter Einnahmen das Konto Umsätze zu 7%, aber den Steuerschlüssel 19%, 0% oder 16%

Lösung: Ändern Sie das Konto oder den Steuerschlüssel auf den richtigen Wert.

II. Verwendeter Artikel: Konto und Steuerschlüssel passen nicht zusammen.

Fallbeispiel 2: Sie verwenden in einer Rechnung an einen Kunden einen Artikel, der dem Konto Umsätze zu 7% zugeordnet ist, aber den Steuerschlüssel 19%, 0 oder 16% enthält (oder umgekehrt).

Lösung falls Konto falsch:

• Doppelklicken Sie den Artikel in der Artikelverwaltung

• Prüfen Sie das verwendete Konto im Feld Konto bzw. Erlöskonto (bei Artikeln mit Bestandsführung)

• Ersetzen Sie das Konto ggf. durch das passende Erlös-/Einnahmenkonto

• Wenn büro easy Sie fragt, ob Sie das neue Konto für bestehende Buchungen verwenden möchten, klicken Sie Ja. Büro easy wird nun alle Buchungen anpassen, die diesen Artikel verwenden. Achtung: Dies gilt auch für frühere Buchungsperioden, in denen der Artikel verwendet wird!

Lösung falls Steuerschlüssel falsch:

• Ersetzen Sie in der jeweiligen Buchung den Steuerschlüssel durch den richtigen Wert.