Mandat anlegen
Im Dialog Mandate verwalten klicken Sie auf Neu.
büro easy füllt einige Felder automatisch aus:
Die Lastschriftart (übernommen aus den Kundendaten)
Die Mandatsnummer, die Sie überschreiben können
Das Systemdatum als Anlagedatum
Das Feld Gültig bis, dessen Datum so berechnet wird: Datum vom Feld Angelegt am + 36 Monate. Nachdem das Mandat verwendet wird, wird dieses Datum automatisch aktualisiert, ausgehend von dem Datum der Letzten Verwendung (Datum der Online-Sendung der Lastschrift) + 36 Monate.
Einige Informationen müssen von Ihnen ergänzt bzw. aktualisiert werden:
Mandatstyp: wenn das Mandat für eine einmalige Lastschrift verwendet werden soll, wählen Sie Einmalig. Für wiederkehrende Lastschriften wählen Sie Wiederkehrend.
Status: ein Mandat ist erst gültig für das Versenden einer Lastschrift, wenn sein Status Aktiv ist. Setzen Sie das Mandat auf aktiv, wenn Sie die Genehmigung Ihres Kunden zum Lastschrifteinzug erhalten haben.
Mandat erhalten: sobald Ihr Kunde Ihnen die Genehmigung erteilt hat den Rechnungsbetrag per Lastschrift von seinem Konto abzubuchen, geben Sie das Datum der Genehmigung ein in Mandat erhalten und setzen den Status des Mandats auf Aktiv.
Verwendbar bis: wenn die Dauer des Mandats Ihnen bekannt ist, tragen Sie das Datum der letzten geplanten Verwendung ein. Sollte diese vor Ende der Gültigkeit sein, wird das Programm verhindern, dass Sie das Mandat über diese Zeit hinaus verwenden.
Beispiel: Sie werden 1 Jahr lang monatlich einen Betrag von Kunden X per Lastschrift einziehen. Die Dauer der wiederkehrenden Lastschrift ist hiermit bekannt und liegt unter der Gültigkeitsdauer des Mandats.
Widerrufen: es kann vorkommen, dass ein Kunde ein Mandat und damit die Lastschriftzahlung(en) widerruft. In diesem Fall, setzen Sie den Status des Mandats auf widerrufen und tragen das Datum des Widerrufs ein.
Eine Mandatsnummer ist einmalig.
Ein Mandat muss aktiv sein um gültig zu sein.
Ein einmaliges Mandat, das für eine versendete Lastschrift verwendet wurde, kann nicht mehr verwendet werden.
Auf Grund der Aufbewahrungspflicht kann ein verwendetes Mandat erst 14 Monate nach der letzten Verwendung gelöscht werden.
Ein Mandat, dessen Gültigkeits- oder Verwendbarkeitsdatum überschritten ist, kann nicht mehr verwendet werden.