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Beim Erstellen von benutzerdefinierten Vorlagen geht es um zwei grundlegende Schritte: das Anpassen und das Gestalten.

  • Sie passen eine Vorlage an, indem Sie im Dialogfenster Anpassen die Felder und Spalten angeben, die in der Vorlage enthalten sein sollen.

  • Das Layout gestalten Sie, indem Sie im Vorlagendesigner Objekte mit der Maus verschieben, verkleinern oder vergrößern.

Wann ist es sinnvoll, Vorlagen anzupassen?

Sie können eine Vorlage anpassen, um diese genau auf die Erfordernisse Ihrer Branche abzustimmen. Im Folgenden einige praktische Anwendungsbeispiele:

  1. Erstellen Sie verschiedene Versionen einer Vorlage für die Verwendung in unterschiedlichen Situationen. Wenn Sie beispielsweise Waren mit einem Lieferschein versenden, können Sie eine Rechnungsvorlage erstellen, die den Titel "Rechnung - Duplikat" statt "Rechnung" hat.

  1. Fügen Sie neue Spalten und Felder hinzu (oder löschen Sie diejenigen, die Sie nicht mehr benötigen).

  1. Ändern Sie das Layout der Vorlage. Sie können z. B. ein Feld verschieben, damit es schneller ins Auge fällt. Falls Sie ein großes Firmenlogo verwenden, das Sie am oberen Rand der Vorlage mittig platzieren möchten, können Sie einen Rahmen für das Logo erstellen.

Wie gehen Sie beim Anpassen grundsätzlich vor?

  1. Wählen Sie im Menü Firma Vorlagen büro easy-Vorlagen.

  1. Markieren Sie die gewünschte Vorlage, klicken Sie auf die Menüschaltfläche Vorlagen, und wählen Sie den Befehl Bearbeiten.Um eine neue Vorlage zu erstellen, wählen Sie stattdessen den Befehl Neu oder duplizieren eine vorhandene Vorlage und bearbeiten das Duplikat.

  1. Geben Sie die Änderungen im Dialogfenster Anpassen ein.Falls Sie eine neue Vorlage erstellen, geben Sie den Namen im Feld Vorlagenname ein.

  1. Wenn Sie die Position von Feldern oder anderen Elementen auf dem Formular ändern möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Vorlagendesigner.

  1. Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu speichern.

  1. Wenn Sie die neue Vorlage anschließend verwenden möchten, wählen Sie im aktuellen Eingabefenster (beispielsweise in einer Kundenrechnung) in der Auswahlliste Vorlage den Namen der Vorlage aus.

Titel einer Vorlage ändern

Sie verwenden in Ihrem Unternehmen einen anderen Namen für das Dokument. Sie können z. B. den Titel einer Bestellung in Materialanforderung oder den Titel eines Angebots in Gebot ändern.

Sie haben einen speziellen Verwendungszweck für die Vorlage.

  1. Wählen Sie im Menü Listen den Befehl Vorlagen.

  1. Klicken Sie im Dialogfenster Vorlagen auf die Menüschaltfläche Vorlagen und anschließend auf Neu.

  1. Wenn Sie stattdessen ein vorhandenes benutzerdefiniertes Angebot ändern möchten, wählen Sie im Fenster Vorlagen den Namen der Angebotsvorlage aus, klicken auf die Menüschaltfläche Vorlagen und dann auf Bearbeiten. Fahren Sie mit Schritt 5 fort.

  1. Wählen Sie in Vorlagentyp wählen beispielsweise die Option Angebot, und klicken Sie auf OK. Das Dialogfenster Angebot anpassen wird geöffnet.

  1. Geben Sie im Fenster Angebot anpassen im Feld Vorlagenname eine Bezeichnung für die Vorlage ein.

  1. Geben Sie auf der Registerkarte Kopfzeile im Textfeld neben den Kontrollkästchen in der Zeile Titel den gewünschten Titel ein (z. B. Kostenvoranschlag).

  1. Klicken Sie auf OK, um den neuen Titel zu speichern.

 

Wenn Sie später diese Vorlage für ein Angebot verwenden möchten, wählen Sie diese im Eingabefenster Angebote erstellen in der Auswahlliste Vorlage.

Vorlage suchen

Möglicherweise ist die Vorlage, die Sie benötigen, inaktiv. Wenn eine Vorlage inaktiv ist, wird sie nicht in der Vorlagenliste oder in Auswahllisten angezeigt, in denen Sie eine Vorlage auswählen können.

  1. Öffnen Sie die Vorlagenliste.

  1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Alle anzeigen.

  1. Klicken Sie auf das Symbol X links neben dem Namen der inaktiven Vorlage.