Aus technischen Gründen ist es in büro easy nicht möglich eine Person (Kunde, Lieferant, Mitarbeiter, Sonstige Adresse) zu löschen, wenn diese in Buchungen oder Listen verwendet wird.

Deshalb bietet Ihnen büro easy die Funktion Anonymisieren.

Wie wird anonymisiert?

Um eine Person zu anonymisieren, wählen Sie diese aus der Auswahlliste im Feld Name aus und klicken Sie auf Anonymisieren. Die Schaltfläche Anonymisieren ist erst verfügbar, wenn die Anonymisierungskriterien erfüllt sind.

Wann wird anonymisiert?

Nach Ende der sog. Aufbewahrungsfrist beginnt die Anonymisierungsfrist*.

* Wie wird die Anonymisierungsfrist berechnet?

Bitte beachten Sie zunächst, dass nur Personen mit einem Saldo von 0,00 anonymisiert werden können. Grundlage für die Berechnung der Anonymisierungsfrist ist das Datum der letzten Buchung, dazu werden je nach Art der Buchung 7 oder 11 Jahre addiert:

Nicht buchbar

6 Jahre Aufbewahrungsfrist für Buchungen vom Typ nicht buchbar. Dazu zählen:

Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Proforma-Rechnung, Bestellung

Dazu wird 1 Bearbeitungsjahr berechnet. Die Anonymisierungsfrist beginnt am ersten Tag des darauffolgenden Jahres.

Die letzte Buchung für Kunde Mustermann wurde am 24.04.2008 erstellt und war ein Angebot. Daraus ergibt sich eine Anonymisierungsfrist ab dem 01.01.2016.

Buchbar

10 Jahre Aufbewahrungsfrist für Buchungen vom Typ buchbar. Dazu zählen:

Rechnungen, Rechnungskorrekturen, Überweisungen, Kassenbucheinnahmen und -ausgaben, Schecks, Lastschriften… Alle Buchungen, die sich direkt die Buchhaltung auswirken, sind hier gemeint.

Dazu wird 1 Bearbeitungsjahr berechnet. Die Anonymisierungsfrist beginnt am ersten Tag des darauffolgenden Jahres.

Die letzte Buchung für Kunde Mustermann wurde am 24.04.2008 erstellt und war eine Rechnung. Daraus ergibt sich eine Anonymisierungsfrist ab dem 01.01.2020.

Was wird anonymisiert?

Die Stammdaten der Person werden entfernt. Der Name wird geändert zu Anonym000001, Anonym000002…

Die personenbezogenen Daten (Adresse, Name des Kontoinhabers) werden aus den Buchungen entfernt.

Die Buchungen bleiben bestehen damit Ihre Buchhaltung intakt bleibt. Berichte und Auswertungen zeigen die Werte der Buchungen weiter an.

Offener Saldo

Ein Kunde, Lieferant, Mitarbeiter oder eine Sonstige Adresse mit offenem Saldo kann nie anonymisiert, jedoch jederzeit gesperrt werden.

Wie Sie einen Forderungsausfall bei einem Kunden buchen erfahren Sie hier.