Mit dieser Funktion wird eine rtf-Datei im Briefformat erstellt. In diesem Brief werden die Adresse und alle personenbezogenen Daten des Empfängers automatisch übertragen.

Der Brief beinhaltet einen vorgefertigten Text, der je nach Bedarf ergänzt werden kann. Nicht relevante Passagen können Sie löschen.

1. Wählen Sie den Empfänger aus der Auswahlliste im Feld Name aus.

2. Klicken Sie auf Datenauskunft als Brief erteilen

3. Geben einen Namen für die Datei ein und wählen Sie einen Speicherort. Speichern Sie die Datei, indem Sie auf Speichern klicken.

4. Die rft-Datei wird automatisch mit einer kompatiblen Anwendung, die sich auf ihrem Computer befindet, geöffnet. In der Regel handelt es sich um Microsoft Word oder OpenOffice.org. Falls diese Anwendungen nicht verfügbar sind, wird die Datei mit z. B. Notepad oder einer ähnlichen Anwendung geöffnet.

5. Vervollständigen Sie die Datei an den entsprechenden Stellen*, die mit Bitte angeben markiert sind.

6. Speichern Sie die Datei in Ihrer Anwendung.

* Zu ergänzende Stellen:

• Anrede: geben Sie die entsprechende Anrede für den Empfänger ein.

• Datum der Anfrage: geben Sie das Datum der Anfrage des Empfängers hier ein.

• Unterschrift: geben Sie Ihre Unterschrift ein.

• Zweck der Verarbeitung: tragen Sie hier für welche Zwecke Sie die personenbezogenen Daten des Empfängers benötigen: zum Beispiel Fakturierung (Rechnungserstellung), Buchhaltung, Werbung (Newsletters, Serienbriefe…).

• Kategorien von Empfängern bzw. Empfänger: Falls Daten weitergegeben wurden (Sozialversicherungsträger, Adresse…), tragen Sie hier bitte ein wem Sie diese gesendet haben: zum Beispiel Finanzamt. Andernfalls löschen Sie den Eintrag.

• Lösch- und Speicherfrist: tragen Sie ein, bis wann die Daten in Ihrem Programm gespeichert bleiben müssen (sog. Aufbewahrungsfrist) bzw. ab wann diese anonymisiert werden können. Die Aufbewahrungsfrist endet 1 Tag bevor die Anonymisierungsfrist (oder Löschfrist) beginnt. Die Anonymisierungsfrist beginnt immer am ersten Tag des nächsten Kalenderjahres.
  Ggf. wird dies nach Ablauf von Fristen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten sein. Diese Auskunft erhalten Sie im Bereich Status in der Datenschutz-Zentrale. Wie die Anonymisierungspflicht berechnet wird, erfahren Sie im Kapitel Anonymisieren.

• Drittstaaten/Garantien

Wenn Sie innerhalb eines Auftrages beispielsweise personenbezogene Daten einem Dienstleister in einem Land wie USA senden müssen, bitte hier angeben. Andernfalls löschen Sie den Eintrag.

• Herkunft bei Erhebung durch Dritte: falls Daten enthalten sind, die von einer anderen Datenquelle als der betroffenen Person selbst stammen, tragen Sie diese ein, zum Beispiel Marketinginstitut. Andernfalls löschen Sie den Eintrag.

• Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling: Falls die personenbezogenen Daten zu einer automatisierten Entscheidungsfindung oder Profiling verwendet werden, sind hier aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für die betroffene Person anzugeben. Andernfalls löschen Sie den Eintrag.