Jede angelegte Person in Ihrer Firmendatei ist über die Auswahlliste Name aufrufbar (Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter, Sonstige Adressen)

Öffnen Sie die Liste und wählen Sie einen Namen.

Alternativ dazu können Sie den Namen manuell eingeben.

Personenbezogene Daten

Hier werden die gespeicherten personenbezogenen Stammdaten der ausgewählten Person angezeigt.

Status

Unter Status zeigt Ihnen das Programm, ob die ausgewählte Person anonymisiert, gelöscht, gesperrt oder entsperrt werden kann.

Dazu wird geprüft, ob Buchungen für diese Person erfasst wurden, um welche Buchungstypen es sich handelt und wann die letzte Buchung erstellt wurde. Auf Grund der Aufbewahrungsfristen wird der Status ermittelt und angezeigt.

Löschen

Das Löschen einer Person ist nur möglich, wenn diese weder in Buchungen noch Buchungsvorlagen oder weiteren Funktionalitäten bzw. Listen verwendet wird.

Beim Löschen wird die Person mit Ihren Stammdaten komplett entfernt.

Anonymisieren

Das Anonymisieren einer Person ist nur möglich, wenn die für die Buchhaltung letzte relevante Buchung (Rechnung, Rechnungskorrektur z.B.) älter als 10 Jahre oder die letzte nicht relevante Buchung (Angebot, Auftragsbestätigung z.B.) älter als 6 Jahre ist und der Saldo dieser Person 0,00 beträgt.

Dazu berechnen wir ein zusätzliches Jahr, da sich die Erstellung des Jahresabschlusses in der Regel bis weit in das darauffolgende Jahr^* erstreckt.

Da das Anonymisieren nicht innerhalb eines Kalenderjahres erfolgen darf, wird das Anonymisieren erst am ersten Tag des darauffolgenden Kalenderjahres möglich.

* Aufbewahrungsfrist

AO §147 Absatz 4

(4) Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.

Sperren

Sie können jede Person jederzeit sperren, wenn zum Beispiel die Anonymisierungsfrist noch nicht erreicht ist und keine weiteren Vertragshandlungen zwischen Ihnen und dieser Person vorgesehen sind.

Das Sperren bedeutet, dass die Person mit ihren Stammdaten weiterhin in ihrem Programm vorhanden, aber in diversen Listen nicht verfügbar ist. Sie daher nicht verwendbar, ihre Bewegungsdaten bleiben aber unverändert bestehen.

Entsperren

Ist eine Person versehentlich gesperrt worden oder sind weitere Vertragshandlungen geplant, ist es möglich die Person zu entsperren. Damit werden die Person und ihre Stammdaten in allen Listen und Funktionalitäten wieder verfügbar.