Importdatei erstellen
Sie können Daten aus einer anderen Finanzsoftware in büro easy plus importieren, wenn diese andere Software das Exportieren von Daten in eine Tabelle oder eine Textdatei erlaubt.
Am einfachsten können Sie sich mit dem Format vertraut machen, das büro easy plus zum Importieren von Daten benötigt, indem Sie einige Ihrer büro easy plus exportieren und die so erzeugte Datei in einer Tabellenkalkulationsanwendung öffnen. Falls Sie noch keine Lexware büro easy plus-Firma erstellt haben, können Sie Listen aus der Beispieldatei (BEISPIEL.QBW) exportieren.
Öffnen Sie die Tabelle, die die gewünschten Daten enthält.
Verschieben Sie den Inhalt aller Zellen in der Tabelle um eine Spalte nach rechts, so dass die erste Spalte leer ist.
Verschieben Sie den Inhalt aller Zellen um eine Zeile nach unten, so dass die erste Zeile leer ist.
Überprüfen Sie den Aufbau der Tabelle. Falls die Tabelle mehr als einen Listentyp oder eine Kombination aus Listen, Budgets und Buchungen enthält, stellen Sie sicher, dass sich jeder Informationentyp in der Tabelle in einem eigenen Block befindet. Die Blöcke sollten vertikal unter einander stehen. Fügen Sie eine leere Zeile ein, um die Blöcke voneinander zu trennen.Wenn die Tabelle beispielsweise eine Liste von Kunden und eine Liste von Lieferanten enthält, sollten sich alle Kundendaten in einem Block und alle Lieferantendaten in einem anderen Block befinden.
Geben Sie in der ersten Zelle in der leeren Zeile über jedem Datenblock eines der Schlüsselwörter ein, die in der folgenden Tabelle angegeben werden. Achten Sie darauf, das Ausrufezeichen (!) mit einzugeben.
|
Einzugebender Text |
Bei folgendem Blockinhalt |
|
!ACCNT |
Einzelheiten zur Kontenliste. |
|
!CUST |
Eine Liste mit Kundenadressen oder Kundentelefonnummern. |
|
!VEND |
Eine Liste mit Lieferantenadressen oder Lieferantentelefonnummern. |
|
!OTHERNAME |
Eine Liste mit Namen, die Sie der Liste der sonstigen Adressen in büro easy hinzufügen möchten. |
|
!INVITEM |
Details zu den Zeilenposten, die Sie in Verkaufs- und Einkaufsfunktionen verwenden. |
|
!TERMS |
Eine Liste mit Zahlungsbedingungen, die Sie der Liste der Zahlungsbedingungen in büro easy hinzufügen möchten. |
Wenn die Tabelle z. B. eine Liste der Kunden und dann eine Liste der Lieferanten enthält, sieht der Aufbau der Tabelle wie folgt aus:!CUST[Liste der Kunden]!VEND[Liste der Lieferanten]
Füllen Sie die übrigen Zellen der ersten Spalte jeweils mit dem Schlüsselwort aus, das Sie in der ersten Zeile jedes Datenblocks eingegeben haben. Lassen Sie dieses Mal das Ausrufezeichen weg. In unserem Beispiel sähe die erste Spalte somit wie folgt aus!CUSTCUSTCUST[usw.]!VENDVENDVEND[usw.]
Füllen Sie die erste Zeile für jede Liste aus, indem Sie die Überschriften eingeben, die büro easy plus für diesen Datentyp benötigt. Eine Liste der verfügbaren Überschriften erhalten Sie unter Export-/Importdateien im IIF-Format.Die erste Zeile einer Liste von Lieferantennamen, -adressen und -telefonnummern würde z. B. so aussehen:!VEND NAME BCOMP BSALUT BFORNAME BNAME BSTR BADDON BSTR BNR BZIP BTOWN BCOUNT....
Achten Sie darauf, dass der Inhalt der Spalten in jedem Datenblock mit den soeben hinzugefügten Überschriften übereinstimmt: Es kann vorkommen, dass in manchen Spalten Informationen vorhanden sind, für die Sie keine entsprechende Überschrift gefunden haben. Verschieben Sie in diesem Fall die Daten dieser Spalten in die Spalte NOTES.
Speichern Sie die Tabelle als Textdatei. (Die Spalten müssen durch Tabulatoren oder Kommas voneinander getrennt werden.) Geben Sie für den Dateinamen die Dateinamenerweiterung .IIF ein.
Import starten
Starten Sie büro easy plus. Wählen Sie im Menü Datei den Befehl Import/Export. Wählen Sie büro easy plus Daten importieren, und geben Sie den Namen und das Verzeichnis der soeben erstellten Datei ein. Klicken Sie auf OK.
büro easy plus fügt die neuen Daten Ihrer Firmendatei hinzu, wobei die Listen entsprechend aktualisiert werden. Wenn Sie z. B. eine Liste mit Lieferanten importiert haben, werden die neuen Lieferantennamen der Lieferantenliste hinzugefügt.