Die Dateien, die in büro easy plus exportiert und importiert werden, sind Textdateien. Diese müssen eine bestimmte Struktur aufweisen, damit büro easy plus die Daten in der Datei korrekt interpretiert werden.

Eine Export- oder Importdatei sehen Sie sich am besten in einem Tabellenkalkulationsprogramm an. Dadurch können Sie die Daten in einem Zeilen- und Spaltenlayout betrachten. Falls Sie kein Tabellenkalkulationsprogramm haben, können Sie auch ein Textverarbeitungsprogramm verwenden.

In der geöffneten Datei sehen Sie Schlüsselwörter in Großbuchstaben, die als Zeilen- und Spaltenüberschriften dienen. Die Schlüsselwörter, die am Anfang jeder Zeile angezeigt werden, kennzeichnen die Art der Informationen in der jeweiligen Zeile. Das Schlüsselwort CUST z. B. gibt an, dass diese Zeile Daten zu einem Kunden aus Ihrer Kundenliste enthält.

Zeilen, die mit dem gleichen Schlüsselwort beginnen, werden zusammengefasst. So erscheinen z. B. alle CUST-Einträge aus der Kundenliste in der Datei als ein Zeilenblock. Jeder Block hat wiederum eigene Spaltenüberschriften, die in Großbuchstaben in den Zellen der ersten Zeile des Blocks angegeben werden. Die Spaltenüberschriften kennzeichnen die Art der Informationen, die in jeder Spalte des Blocks enthalten sind.

Import- und Exportdateien können alle Informationen aus der Kundenliste enthalten. Das Schlüsselwort für die Kundenliste lautet CUST.