Die Export-/Importfunktion dient dem Datenaustausch.

Die Vorgehensweise ist dabei immer gleich. Für den Export werden die Daten über die Exportfunktion in eine Datei gestellt. Der Benutzer vergibt den Dateinamen und das Dateiverzeichnis wie z. B. C:\Temp\exportdatei.txt.

Des Weiteren muss man festlegen, welche Informationen exportiert werden. So muss der Export von Buchungsdaten die Datenfelder Belegdatum, Belegnummer, Buchungstext, Buchungsbetrag, Sollkonto, Habenkonto und das Währungsfeld enthalten, damit andere Programme korrekte Buchungssätze erstellen.

Für den Import in das andere Programm muss man dreierlei wissen: Wo die Export-/Importdatei liegt, welche Daten die Datei beinhaltet und wie die Datei aufgebaut ist. Ohne diese Informationen ist das Einlesen nicht möglich. Die Datei muss man bei einem Import aufrufen. Oft ist die Zuordnung der Quellfelder zu den Zielfeldern nötig.