1. Klicken Sie unter Aktionen auf Brief schreiben, um einen Brief für Ihren Lieferanten zu verfassen.

Die Seite Briefe ausgeben in erscheint nur wenn Sie Microsoft Word und OpenOffice.org installiert haben. Hier wählen Sie einen der beiden Programme als Standardprogramm, für das Verfassen und Drucken Ihrer Briefe.

2. Auf der Seite xxx wählen Sie die Art von Brief, die Sie Ihrem Lieferanten schreiben möchten.

Ein Dateiname wird für den Brief automatisch vorgeschlagen. Dieser setzt aus der Lieferantennummer, -name, dem Wort ‚Dokument‘, Erstellungsdatum und -uhrzeit zusammen.

3. Sie können vor dem Speichern, den Namen des Dokuments ändern.

Eine sog. Kontaktnotiz wird für diesen eingefügten Brief im Dokumenten-Center automatisch erstellt, mit Datum, Art und das entsprechende Dateiformatsymbol.

• Mit einem Doppelklick auf das Dokumentsymbol, öffnen Sie den Brief.

• Mit einem Doppelklick in die Zeile öffnen Sie die Notiz.

Klicken Sie unter Aktionen auf E-Mail schreiben, um eine Nachricht per E-Mail an Ihrem Lieferanten zu senden.

Typ des neuen Dokumentes auswählen

Wenn Sie unter Aktionen auf Anderes Dokument neu erstellen geklickt haben, werden Sie zunächst dazu aufgefordert den Typ des zu erstellenden Dokuments zu wählen. Eine Liste der auf Ihrem PC verfügbaren Programme zum Erstellen eines Dokuments wird angezeigt. Nachdem Sie ein Programm bzw. Dateityp gewählt haben, klicken Sie auf OK. Das entsprechende Programm wird geöffnet.

Dokumentname (Dateiname)

Ein Dateiname wird für das Dokument automatisch vorgeschlagen. Dieser setzt aus der Lieferantennummer, -name, dem Wort ‚Dokument‘, Erstellungsdatum und -uhrzeit zusammen.

Sie möchten am 12.09.2019 um 10:21:54 für Lieferanten Mustermann mit Nummer 21 ein Dokument erstellen. Der vorgeschlagene Name des Dokuments wird:

21 ^. Mustermann Dokument 12.09.2019 10:21:54

Sie können vor dem Speichern, den Namen des Dokuments ändern.

Kontaktnotiz

Eine Kontaktnotiz wird für dieses eingefügte Dokument automatisch erstellt mit Datum, Art und das entsprechende Dateiformatsymbol.

Mit einem Doppelklick auf das Dokumentsymbol, öffnen Sie das Dokument.

Mit einem Doppelklick in die Zeile öffnen Sie die Notiz.

Um ein bereits erstelltes Dokument zu Ihrer Dokumentenverwaltung bezüglich dem ausgewählten Lieferanten anzuhängen, klicken Sie unter Aktionen auf Bestehendes Dokument einfügen.

Der Windows-Explorer wird geöffnet.

Suchen Sie nach der Datei, die Sie hier als Dokument zur der Dokumentenverwaltung hinzufügen möchten, markieren Sie diese und klicken Sie auf Öffnen.

Eine Kontaktnotiz wird für dieses eingefügte Dokument automatisch erstellt mit Datum, Art und das entsprechende Dateiformatsymbol.

Mit einem Doppelklick auf das Dokumentsymbol, öffnen Sie das Dokument.

Mit einem Doppelklick in die Zeile öffnen Sie die Notiz.

Um ein Telefongespräch zu kommentieren, eine Notiz zu einer Korrespondenz zu erfassen, ein abgelegtes Dokument mit einem Vermerk zu ergänzen, nutzen die Kontaktnotiz.

Dazu klicken Sie unter Kontaktinfo verwalten auf Neue Notiz erstellen.

Füllen Sie die Felder der Notiz aus, geben Sie ggf. eine oder mehrere anfallenden Aufgaben ein, hängen Sie eine Datei an

Um eine bereits erstellte Notiz zu bearbeiten, doppelklicken Sie diese, geben Sie die Änderungen ein und speichern Sie die Notiz.

Um eine Notiz zu löschen, markieren Sie diese und klicken Sie unter Kontaktinfo verwalten auf Notiz löschen.