Allgemein
Seit dem 01.01.2023 ist die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) verpflichtend. Ein Assistent unterstützt Sie bei der Erstellung der euBP-Meldedaten. Im Anschluss führen Sie den Versand mit lexware meldecenter durch.
Assistent Seite 'Auswahl'
vorhandener Prüftermin
Wenn ein Prüftermin für die Betriebsprüfung vorliegt, wählen Sie 'vorhandener Prüftermin'. Die Rentenversicherung kündigt schriftlich die Betriebsprüfung an. In diesem Schreiben ist der Prüfungszeitraum angegeben und bis zu welchem Datum die euBP-Daten übermittelt werden müssen. Beachten Sie, dass die Rentenversicherung Daten nur nach vorheriger Absprache (Prüftermin vorhanden) fehlerfrei annehmen und verarbeiten kann. Ohne angesetzten Prüfungstermin löscht die Rentenversicherung die übermittelten Daten.
Wechsel eines Abrechnungsprogramms
Wechsel eines Dienstleisters
Alle Daten für eine Betriebsprüfung müssen künftig auch im Falle eines Wechsels des Abrechnungsprogramms oder Wechsel eines Dienstleisters vorzeitig übermittelt werden. Diese Vorgabe ist unabhängig von einem Prüftermin zur Betriebsprüfung. Die übermittelten Daten werden von der Deutschen Rentenversicherung bis zur nächsten regulären Betriebsprüfung aufbewahrt.
Beispiel: Wechsel eines Dienstleisters
Der Arbeitgeber wechselt ab dem 01.06.2024 zu einem Dienstleister.
Die letzte Betriebsprüfung enthielt den Prüfzeitraum: 2018 bis 2021.
Die nächste Betriebsprüfung umfasst die Jahre ab 2022.
Als 'Beginn der Datenübermittlung' geben Sie das zuletzt geprüfte Jahr '2021' an.
Hinweis: Wenn der Wechsel des Abrechnungsprogramms oder der Wechsel des Dienstleisters mit einem vorhandenen Prüftermin zeitlich zusammenfallen, geben Sie den Wechsel des Abrechnungsprogramms oder Dienstleisters an.
Übersicht möglicher Wechselgründe:
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Wechsel |
eines Abrechnungsprogramms |
eines Dienstleisters |
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Anwender zu neuer Software |
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x |
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Anwender zu Dienstleister mit neuer Software |
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x |
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Anwender zu Dienstleister mit Lexware Software |
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x |
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Dienstleister zu neuer Software |
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x |
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Dienstleiser zu neuer Dienstleister und neue Software |
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x |
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Dienstleiser zu neuer Dienstleister und Lexware Software |
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x |
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Datenübernahme: |
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x |
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Datenübernahme: |
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x |
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Dienstleister: Mandant kündigt |
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Wenn der Kündigungsgrund nicht bekannt ist, kann mit 'Wechsel eines Dienstleisters' gemeldet werden. |
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Anwender oder Mandant endet wegen Geschäftsaufgabe |
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Für die Geschäftsaufgabe gibt es keinen eigenen Grund. Bei der Rentenversicherung kann eine zeitnahe azyklische Prüfung beantragt werden. Alternativ können die Daten bei einer Geschäftsaufgabe auch mit 'Wechsel eines Dienstleisterwechsel' proaktiv gemeldet werden. |
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Mit der Option 'gesendete Daten stornieren' auf der Assistentenseite 'Auswahl' können Sie die letzte Datensendung, die bereits an die Deutsche Rentenversicherung gemeldet wurden, stornieren und durch eine Neuerzeugung korrigieren. Die Option ist nur aktiv, wenn für die aktive Firma bereits eine euBP-Meldung per Lexware meldecenter versendet wurde. Siehe weiter unten Kapitel 'Meldedaten euBP stornieren'.
Assistent Seite 'Prüfungszeitraum'
Diese Seite wird Ihnen nur bei Auswahl vorhandener Prüftermin angezeigt.
Geben Sie die Abrechnungsjahre an, die lt. Prüfmitteilung geprüft werden sollen. Versenden Sie nicht pro Jahr einzeln, denn das kann zu Abweisungen führen
Der Datenübermittlungszeitraum wird seit einer Regelung ab 01.07.2021 automatisch erweitert. Zu den ausgewählten Prüfungsjahren wird das jeweilige Vorjahr und das Folgejahr übermittelt. Der auf der 'Meldeprüfliste euBP' ausgewiesene Zeitraum bzw. die Meldejahre weichen daher vom ausgewählten Zeitraum aus dem euBP- Assistenten ab. Durch die Erweiterung des Prüfungszeitraums soll sichergestellt werden, dass alle prüfungsrelevanten Daten enthalten sind. Nur dadurch können Sachverhalte wie Märzklausel, Beitragsschätzungen oder Beitragsverrechnungen für den GSV-Prüfzeitraum korrekt bewertet werden. Eine Eingabe von einzelnen Monaten ist nicht möglich. Wenn die Prüfung auch das aktuelle Abrechnungsjahr mit einbezieht, erfolgt die Datenaufbereitung bis zum aktuellen Abrechnungsmonat.
Assistent Seite 'Datenübermittlung'
Diese Seite wird Ihnen nur bei Auswahl Wechsel eines Abrechnungsprogramms / Wechsel eines Dienstleisters angezeigt.
Erfassen Sie bei einem Wechsel als Beginn das zuletzt geprüfte Jahr aus der vergangenen Prüfung. Wenn Ihnen das Datum unbekannt ist, entnehmen Sie das zuletzt geprüfte Jahr aus der Mitteilung über den Abschluss der letzten Betriebsprüfung.
Das Ende des Datenübermittlungszeitraum ist immer der letzte Abrechnungsmonat vor dem Wechsel. Der letzte Abrechnungsmonat muss abgeschlossen bzw. die Beitragsnachweise wurden versendet und alle Abrechnungsdaten sind endgültig erfasst.
Assistent Seite 'Fragebogen'
Bei jeder Betriebsprüfung werden bestimmte Sachverhalte abgefragt. (z. B. familienhafte Mitarbeit, Kontaktdaten während der Betriebsprüfung. Bisher geschieht dies per Papier Fragebogen oder direkt bei der Prüfung vor Ort.
Wählen Sie 'Nein' aus, wenn Sie den Fragebogen per Papier ausfüllen möchten oder direkt bei der Prüfung vor Ort.
Wählen Sie 'Ja' aus, wenn Sie die Antworten zusammen mit den euBP-Meldedaten an den zuständigen Prüfer zur Verfügung stellen möchten. Die Fragen und Antworten finden Sie auf dem Bericht 'Meldeprüfliste euBP' und nach dem Versand auf dem Bericht 'Archiv euBP'. (Extras 
Betriebsprüfung Sozialversicherung (euBP) Archiv gesendete Daten.
Assistenten Seite 'Prüfmitteilung'
Das Ergebnis der Betriebsprüfung (Prüfbescheid) kann elektronisch zugestellt werden. Dafür willigen Sie in die Datenübertragung mit 'Ja' ein. Ist die Prüfung abgeschlossen, wird der Prüfbescheid durch das Lexware meldecenter von der Deutschen Rentenversicherung als PDF abgeholt und steht Ihnen im Anschluss in der Antwortzentrale zur Verfügung. Für die Benachrichtigung, dass ein Prüfergebnis bereitgestellt wurde, erfassen Sie die E-Mail-Adresse der abrufberechtigten Person.
Hinweis: Die Übermittlung des Prüfbescheids stellt im Rahmen des Meldeverfahren 'elektronische Betriebsprüfung (euBP)' eine neue Funktion dar, die für eine flächendeckenden Nutzung etwas Zeit braucht (z.B. Software-Aktualisierung beim Prüfer). Deshalb ist nicht ausgeschlossen, dass in der Übergangszeit oder in Sonderfällen Prüfbescheide auf dem Postweg zugestellt werden. Wenn Sie Fragen zur Übermittlung des Prüfbescheides haben, wenden Sie sich an Ihren Prüfer bzw. Rentenversicherung.
Assistent Seite 'Daten bereitstellen'
Auf der dritten Assistentenseite starten Sie die Erstellung der Daten für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Daten bereitstellen. Ein Fortschrittsbalken zeigt den aktuellen Stand der Datenerstellung an.
Sobald die euBP-Daten erstellt wurden, ändert sich das Aussehen der Assistentenseite. Sie erhalten einen Hinweis, dass die Daten für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) nun zum Versand bereitstehen.
Über die Schaltfläche Meldeprüfliste ansehen öffnen Sie die Meldeprüfliste. Dieser können Sie entnehmen, welcher Mitarbeiter in welchem Monat gemeldet wurde.
Setzen Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen im Anschluss den meldecenter Sozialversicherung Sendeassistenten starten, wenn Sie unmittelbar nach dem Schließen des euBP-Assistenten den Versand der Daten durchführen wollen.
Meldedaten vor Versand anzeigen
Die über den euBP-Assistenten bereitgestellten Meldedaten können vor dem Versand in der Meldeprüfliste angesehen werden. Die Meldeprüfliste gibt immer die aktuell zum Versand anstehenden euBP-Daten aus.
Sie öffnen die Meldeprüfliste entweder aus dem euBP-Assistenten heraus oder über Extras Betriebsprüfung Sozialversicherung (euBP) Meldeprüfliste.
Beachten Sie: Die Meldeprüfliste enthält einen Auszug aus den Daten, die in der Meldedatei zum Versand bereitstehen. Den gesamten Inhalt der Datei entnehmen Sie der Beitragsabrechnung oder dem Lohnkonto des jeweiligen Mitarbeiters für die angezeigten Monate.
Aufbau der Meldeprüfliste
Anhand der Meldeprüfliste können alle Krankenkassen und Mitarbeiter entnommen werden, für welche Daten im Prüfzeitraum vorliegen. Wenn die Firma Betriebsstätten hat, dann werden bei einem euBP-Export immer die Daten für die Firma selbst und für jede Betriebsstätte ausgegeben.
Die Meldeprüfliste besitzt den folgenden Aufbau:
Der Bereich Angaben zur Firma enthält die Betriebsnummer, Name der Firma (Betriebsstätte), Grund der Datenübermittlung, Angaben zum Fragebogen und Prüfmitteilung sowie den Hinweis auf die Umlagepflicht U1. Wenn sich diese Angaben innerhalb des Prüfungszeitraums geändert haben, dann gibt es entsprechend mehrere Gültigkeitszeiträume.
Im Bereich Übersicht der Krankenkassen werden alle Krankenkassen aufgeführt, zu denen im gewählten Zeitraum ein Beitragsnachweis vorliegt. Die Auflistung der Krankenkassen erfolgt zeilenweise nach KK-Betriebsnummer.
Für jeden Monat, der im Prüfzeitraum enthalten ist, wird eine Spalte angezeigt. Alle Monate, für die Beitragsnachweise gemeldet wurden, sind durch ein X gekennzeichnet.
Der Bereich Übersicht der Mitarbeiter/Abrechnungsmonate führt jeden Mitarbeiter auf, zu dem im Prüfzeitraum Abrechnungsdaten vorliegen.
Analog zu den Krankenkassen wird für jeden Monat, der im Prüfzeitraum enthalten ist, eine Spalte angezeigt. Alle Monate, zu denen Abrechnungsdaten vorliegen, sind durch ein X gekennzeichnet.
Meldedaten versenden
Die mit dem euBP-Assistenten erzeugten Meldedaten werden analog zu den anderen Meldeverfahren mit dem meldecenter Sozialversicherung Sendeassistenten versendet. Annahmestelle der euBP-Meldungen ist wie bei den Sofortmeldungen die Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV).
Der meldecenter Sozialversicherung Sendeassistent kann wie gewohnt über Extras meldecenter Sozialversicherung Sendeassistent oder auch direkt aus dem euBP-Assistenten heraus aufgerufen werden.
Beachten Sie: Der Versand der bisherigen Verfahren und der Versand von euBP-Meldungen schließen sich gegenseitig aus. Das bedeutet: Eine euBP-Meldung kann nicht zusammen mit den anderen Meldeverfahren gleichzeitig versendet werden.
Besitzt das Kontrollkästchen Daten Betriebsprüfung (euBP) ein Häkchen, sind die Kontrollkästchen zu allen anderen Meldeverfahren einschließlich des Kontrollkästchens Alle Meldungen deaktiviert.
Umgekehrt gilt: Wird ein Verfahren ungleich einer euBP-Meldung gewählt, sind die Kontrollkästchen Daten Betriebsprüfung (euBP) und Alle Meldungen deaktiviert.
Sendeprotokoll und Archiv
Als Inhalt der euBP-Meldedaten wird im Sendeprotokoll nur die Betriebsnummer des Arbeitgebers ausgegeben. Wenn Sie Betriebsstätten oder mehr als 500 Mitarbeiter abrechnen, dann bestehen die euBP-Meldedaten aus mehreren Dateien.
Während die Meldeprüfliste euBP immer die gerade zum Versand anstehenden Daten ausgibt, enthält das Archiv die bereits gesendeten euBP-Daten. Das Archiv wird über Extras Betriebsprüfung Sozialversicherung (euBP) Archiv gesendete Daten geöffnet.
Der Aufbau des Archivs ist analog zur Meldeprüfliste. Im Anschluss an die Inhalte der jeweils (gesendeten) Meldeprüfliste erfolgen jeweils die Sendeangaben und das Verarbeitungsergebnis.
Noch nicht gesendete Daten korrigieren
Alle mit dem euBP-Assistenten bereitgestellten Meldedaten stehen bis zum nächsten Monatswechsel für den Versand bereit. Nicht gesendete euBP-Meldungen werden beim Monatswechsel gelöscht.
Sie können zu jeder Zeit Änderungen an den noch nicht gesendeten Meldedaten vornehmen. Führen Sie hierzu die entsprechenden Korrekturbuchungen aus und rufen Sie im Anschluss den euBP-Assistenten erneut auf.
Der euBP-Assistent erkennt beim Aufruf über Extras Betriebsprüfung Sozialversicherung (euBP) Daten bereitstellen, dass noch nicht gesendete euBP-Daten vorliegen. Sie erhalten eine Abfrage, wie Lexware lohn+gehalt mit diesen verfahren soll.
Wählen Sie die Option vorhandene Daten Betriebsprüfung (euBP) jetzt versenden, wird der meldecenter Sozialversicherung Sendeassistent geöffnet.
Wählen Sie die Option vorhandene Daten Betriebsprüfung (euBP) verwerfen, werden die früher erstellten euBP-Daten gelöscht. Gleichzeitig wird der euBP-Assistent geöffnet. Sie können nun die Daten erneut für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung bereitstellen.
Meldedaten euBP stornieren
Auch wenn euBP-Meldedaten bereits über das Lexware meldecenter an die DSRV gesendet wurden, können diese Daten im Zuge einer Stornomeldung auf Seiten der DSRV gelöscht und durch Daten einer weiteren euBP-Meldung ersetzt werden. Die Stornomeldung erstellen Sie ebenso mit Hilfe des euBP-Assistenten.
Bei einem vorhandenem Prüftermin ist eine Stornierung nur bis zu dem vorgegebenen Liefertermin möglich.
Stornomeldung erzeugen
Starten Sie den euBP-Assistenten über Extras
Betriebsprüfung Sozialversicherung (euBP) Daten bereitstellen. Der Assistent erkennt, dass unter der Nummer des Arbeitgebers bereits Daten an die DSRV gesendet wurden. Es ist deshalb die Option gesendete Daten stornieren aktiviert.
Ein Prüfzeitraum muss nicht mehr angegeben werden. Die entsprechende Assistentenseite entfällt bei der gesetzten Option gesendete Daten stornieren.
Wechseln Sie mit Weiter auf die nächste Seite des Assistenten. Erstellen Sie die Stornomeldung über Daten bereitstellen.
Konnte die Stornomeldung erstellt werden, besteht analog zur Bereitstellung der Daten die Möglichkeit, die Meldeprüfliste zu öffnen. Ebenso lässt sich der Start des meldecenter Sozialversicherung Sendeassistenten unmittelbar nach dem Schließen des euBP-Assistenten vorsehen.
Schließen Sie den Assistenten.
Die Stornomeldung wird erstellt. Sie muss im Anschluss über den meldecenter Sozialversicherung Sendeassistenten an die DSRV übertragen werden.
Stornomeldung vor Versand ansehen
Die über den euBP-Assistenten erzeugte Stornomeldung kann analog zu den Meldedaten in der Meldeprüfliste angezeigt werden. Sie können darin erkennen, welche der bereits gesendeten Daten auf Seiten der DSRV gelöscht werden.
Die Kopfzeile enthält den Namen der aktiven Firma und den Meldezeitraum. Darunter werden zeilenweise die Betriebsstätten aufgeführt, für die bereits euBP-Daten gesendet wurden.
Zu jeder Betriebsstätte wird das Datum ausgewiesen, an dem der Versand der zu stornierenden Meldedaten erfolgt ist.
Stornomeldung versenden
Öffnen Sie den meldecenter Sozialversicherung Sendeassistenten über Extras meldecenter Sozialversicherung Sendeassistent oder auch direkt aus dem euBP-Assistenten heraus.
Es wird erkannt, wenn eine euBP-Meldung zum Versand vorliegt. Der Sendeassistent unterscheidet hierbei nicht, ob es sich um eine Stornomeldung oder um eine Meldung mit neuen euBP-Daten handelt.
Führen Sie den Versand aus.
Die Stornomeldung führt zu einer Löschung der für die jeweilige Betriebsnummer bei der DSRV vorhandenen Daten