Allgemein
Alle vier Jahre meldet sich die Betriebsprüfung der Rentenversicherung zur Überprüfung der Sozialversicherungsbeiträge bei Arbeitgebern an. Seit dem 01.01.2023 ist die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) verpflichtend. Ein Assistent unterstützt Sie bei der Erstellung der euBP-Meldedaten. Im Anschluss führen Sie den Versand mit lexware meldecenter durch.
Neue Assistenten Seite 'Fragebogen'
Bei jeder Betriebsprüfung werden bestimmte Sachverhalte (z.B. Ansprechpartner, familienhafte Mitarbeit) abgefragt. Bisher geschieht dies per Papier oder direkt bei der Prüfung vor Ort. Sie haben die Möglichkeit, den ausgefüllten Fragebogen zusammen mit den euBP-Meldedaten an die Prüfstelle zu übermitteln. Die Fragen und Ihre Antworten werden auf dem Bericht 'euBP-Archiv' dokumentiert.
Neue Assistenten Seite 'Prüfmitteilung'
Statt wie bisher per Post können Sie sich entscheiden, ob der Prüfbescheid als PDF zur Verfügung gestellt werden soll. Dafür willigen Sie in die Datenübertragung auf der neuen Seite 'Prüfmitteilung' im euBP-Assistenten ein. Für die Benachrichtigung, dass ein Prüfbescheid nach Abschluss der Betriebsprüfung bereitgestellt wurde, erfassen Sie eine E-Mail-Adresse der abrufberechtigten Person. Der Prüfbescheid steht Ihnen nach 'Abholung vom meldecenter' in der Antwortzentrale zur Verfügung.
Hinweis: Die Übermittlung des Prüfbescheids stellt im Rahmen des Meldeverfahren 'elektronische Betriebsprüfung (euBP)' eine neue Funktion dar, die für eine flächendeckenden Nutzung etwas Zeit braucht (z.B. Software-Aktualisierung beim Prüfer). Deshalb ist nicht ausgeschlossen, dass in der Übergangszeit oder in Sonderfällen Prüfbescheide auf dem Postweg zugestellt werden. Wenn Sie Fragen zur Übermittlung des Prüfbescheides haben, wenden Sie sich an Ihren Prüfer bzw. Rentenversicherung.
Assistent Seite 'Auswahl'
Wurden noch keine euBP-Daten erstellt, ist auf der ersten Assistentenseite nur die Option 'Daten für die Betriebsprüfung zum Versand bereitstellen' zu aktivieren.
Mit der Option 'gesendete Daten stornieren' können Sie Daten, die bereits an die Deutsche Rentenversicherung gemeldet wurden, stornieren und durch eine Neuerzeugung korrigieren. Die Option ist nur aktiv, wenn für die aktive Firma bereits eine euBP-Meldung per Lexware meldecenter versendet wurde. Siehe weiter unten Kapitel 'Meldedaten euBP stornieren'.
Assistent Seite 'Prüfungszeitraum'
Auf der zweiten Seite des Assistenten geben Sie die Abrechnungsjahre an, die geprüft werden sollen. Wählen Sie die zu prüfenden Jahre aus.
Der Datenübermittlungszeitraum wird seit einer Neuregelung ab 01.07.2021 automatisch erweitert. Zu den ausgewählten Prüfungsjahren wird das jeweilige Vorjahr und das Folgejahr übermittelt. Der auf der 'Meldeprüfliste euBP' ausgewiesene Zeitraum bzw. die Meldejahre weichen daher vom ausgewählten Zeitraum aus dem euBP- Assistenten ab.
Durch die Erweiterung des Prüfungszeitraums soll sichergestellt werden, dass alle prüfungsrelevanten Daten in der euBP Datei enthalten sind. Nur dadurch können Sachverhalte wie Märzklausel, Beitragsschätzungen oder Beitragsverrechnungen für den GSV-Prüfzeitraum korrekt bewertet werden. Eine Eingabe von einzelnen Monaten ist nicht möglich. Wenn die Prüfung auch das aktuelle Abrechnungsjahr mit einbezieht, erfolgt die Datenaufbereitung bis zum aktuellen Abrechnungsmonat.
Assistent Seite Fragebogen
Bei jeder Betriebsprüfung werden bestimmte Sachverhalte abgefragt. (z. B. familienhafte Mitarbeit, Kontaktdaten während der Betriebsprüfung. Bisher geschieht dies per Papier Fragebogen oder direkt bei der Prüfung vor Ort.
Wählen Sie 'Nein' aus, wenn Sie den Fragebogen per Papier ausfüllen möchten oder direkt bei der Prüfung vor Ort.
Wählen Sie 'Ja' aus, wenn Sie die Antworten zusammen mit den euBP Meldedaten an den zuständiger Prüfer zur Verfügung stellen möchten. Die Fragen und Antworten finden Sie auf dem Bericht 'euBP Meldeprüfliste' und nach dem Versand auf dem Bericht 'Archiv euBP'. (Extras - Betriebsprüfung Sozialversicherung (euBP) Archiv gesendete Daten.
Assistenten Seite Prüfmitteilung
Das Ergebnis der Betriebsprüfung (Prüfbescheid) kann elektronisch zugestellt werden. Dafür willigen Sie in die Datenübertragung mit 'Ja' ein. Ist die Prüfung abgeschlossen, wird der Prüfbescheid durch das Lexware meldecenter von der Deutschen Rentenversicherung als PDF abgeholt und steht Ihnen im Anschluss in der Antwortzentrale zur Verfügung. Für die Benachrichtigung, dass ein Prüfergebnis bereitgestellt wurde, erfassen Sie die E-Mail-Adresse der abrufberechtigten Person.
Assistent Seite 'Daten bereitstellen'
Auf der dritten Assistentenseite starten Sie die Erstellung der Daten für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Daten bereitstellen. Ein Fortschrittsbalken zeigt den aktuellen Stand der Datenerstellung an.
Sobald die euBP-Daten erstellt wurden, ändert sich das Aussehen der Assistentenseite. Sie erhalten einen Hinweis, dass die Daten für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) nun zum Versand bereitstehen.
Über die Schaltfläche Meldeprüfliste ansehen öffnen Sie die Meldeprüfliste. Dieser können Sie entnehmen, welcher Mitarbeiter in welchem Monat gemeldet wurde
Setzen Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen im Anschluss den meldecenter Sozialversicherung Sendeassistenten starten, wenn Sie unmittelbar nach dem Schließen des euBP-Assistenten den Versand der Daten durchführen wollen.
Meldedaten vor Versand anzeigen
Die über den euBP-Assistenten bereitgestellten Meldedaten können vor dem Versand in der Meldeprüfliste angesehen werden. Die Meldeprüfliste gibt immer die aktuell zum Versand anstehenden euBP-Daten aus.
Sie öffnen die Meldeprüfliste entweder aus dem euBP-Assistenten heraus oder über Extras 
Betriebsprüfung Sozialversicherung (euBP) Meldeprüfliste aufrufen.
Beachten Sie: Die Meldeprüfliste enthält einen Auszug aus den Daten, die in der Meldedatei zum Versand bereitstehen. Den gesamten Inhalt der Datei entnehmen Sie der Beitragsabrechnung oder dem Lohnkonto des jeweiligen Mitarbeiters für die angezeigten Monate.
Aufbau der Meldeprüfliste
Der Meldeprüfliste können alle Krankenkassen und Mitarbeiter entnommen werden, für welche Daten im Prüfzeitraum vorliegen.
Die Meldeprüfliste besitzt den folgenden Aufbau:
Der Bereich Angaben zur Firma enthält die Betriebsnummer, Name der Firma (Betriebsstätte), Angaben zum Fragebogen sowie den Hinweis auf die Umlagepflicht U1. Wenn sich diese Angaben innerhalb des Prüfungszeitraums geändert haben, dann gibt es entsprechend mehrere Gültigkeitszeiträume.
Im Bereich Übersicht der Krankenkassen werden alle Krankenkassen aufgeführt, zu denen im gewählten Zeitraum ein Beitragsnachweis vorliegt. Die Auflistung der Krankenkassen erfolgt zeilenweise nach KK-Betriebsnummer.
Für jeden Monat, der im Prüfzeitraum enthalten ist, wird eine Spalte angezeigt. Alle Monate, für die Beitragsnachweise gemeldet wurden, sind durch ein X gekennzeichnet.
Der Bereich Übersicht der Mitarbeiter/Abrechnungsmonate führt jeden Mitarbeiter auf, zu dem im Prüfzeitraum Abrechnungsdaten vorliegen.
Analog zu den Krankenkassen wird für jeden Monat, der im Prüfzeitraum enthalten ist, eine Spalte angezeigt. Alle Monate, zu denen Abrechnungsdaten vorliegen, sind durch ein X gekennzeichnet.
Meldedaten versenden
Die mit dem euBP-Assistenten erzeugten Meldedaten werden analog zu den anderen Meldeverfahren mit dem meldecenter Sozialversicherung Sendeassistenten versendet. Annahmestelle der euBP-Meldungen ist wie bei den Sofortmeldungen die Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV).
Der meldecenter Sozialversicherung Sendeassistent kann wie gewohnt über Extras meldecenter Sozialversicherung Sendeassistent oder auch direkt aus dem euBP-Assistenten heraus aufgerufen werden.
Der meldecenter Sozialversicherung Sendeassistent erkennt, wenn eine euBP-Datei zum Versand vorliegt und aktiviert die entsprechende Meldeoption Daten Betriebsprüfung (euBP).
Beachten Sie: Der Versand der bisherigen Verfahren und der Versand von euBP-Meldungen schließen sich gegenseitig aus. Das bedeutet: Eine euBP-Meldung kann nicht zusammen mit den anderen Meldeverfahren gleichzeitig versendet werden.
Besitzt das Kontrollkästchen Daten Betriebsprüfung (euBP) ein Häkchen, sind die Kontrollkästchen zu allen anderen Meldeverfahren einschließlich des Kontrollkästchens Alle Meldungen deaktiviert.
Umgekehrt gilt: Wird ein Verfahren ungleich einer euBP-Meldung gewählt, sind die Kontrollkästchen Daten Betriebsprüfung (euBP) und Alle Meldungen deaktiviert.
Sendeprotokoll und Archiv
Als Inhalt der euBP-Meldedaten wird im Sendeprotokoll nur die Betriebsnummer des Arbeitgebers ausgegeben. Wenn Sie Betriebsstätten oder mehr als 500 Mitarbeiter abrechnen, dann bestehen die euBP-Meldedaten aus mehreren Dateien.
Während die Meldeprüfliste euBP immer die gerade zum Versand anstehenden Daten ausgibt, enthält das Archiv die bereits gesendeten euBP-Daten. Das Archiv wird über Extras Betriebsprüfung Sozialversicherung (euBP) Archiv gesendete Daten geöffnet.
Der Aufbau des Archivs ist analog zur Meldeprüfliste. Im Anschluss an die Inhalte der jeweils (gesendeten) Meldeprüfliste erfolgen jeweils die Sendeangaben und das Verarbeitungsergebnis.
Noch nicht gesendete Daten korrigieren
Alle mit dem euBP-Assistenten bereitgestellten Meldedaten stehen bis zum nächsten Monatswechsel für den Versand bereit. Nicht gesendete euBP-Meldungen werden beim Monatswechsel gelöscht.
Sie können zu jeder Zeit Änderungen an den noch nicht gesendeten Meldedaten vornehmen. Führen Sie hierzu die entsprechenden Korrekturbuchungen aus und rufen Sie im Anschluss den euBP-Assistenten erneut auf.
Der euBP-Assistent erkennt beim Aufruf über Extras Betriebsprüfung Sozialversicherung (euBP) Daten bereitstellen, dass noch nicht gesendete euBP-Daten vorliegen. Sie erhalten eine Abfrage, wie Lexware lohn+gehalt mit diesen verfahren soll.
Wählen Sie die Option vorhandene Daten Betriebsprüfung (euBP) jetzt versenden, wird der meldecenter Sozialversicherung Sendeassistent geöffnet.
Wählen Sie die Option vorhandene Daten Betriebsprüfung (euBP) verwerfen, werden die früher erstellten euBP-Daten gelöscht. Gleichzeitig wird der euBP-Assistent geöffnet. Sie können nun die Daten erneut für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung bereitstellen.
Meldedaten euBP stornieren
Auch wenn euBP-Meldedaten bereits über das Lexware meldecenter an die DSRV gesendet wurden, können diese Daten im Zuge einer Stornomeldung auf Seiten der DSRV gelöscht und durch Daten einer weiteren euBP-Meldung ersetzt werden. Die Stornomeldung erstellen Sie ebenso mit Hilfe des euBP-Assistenten.
Eine Stornierung bereits gesendeter Daten ist nur bis zum vorgegebenen Liefertermin für die Betriebsprüfung möglich.
Stornomeldung erzeugen
Starten Sie den euBP-Assistenten über Extras
Betriebsprüfung Sozialversicherung (euBP) Daten bereitstellen. Der Assistent erkennt, dass unter der Nummer des Arbeitgebers bereits Daten an die DSRV gesendet wurden. Es ist deshalb die Option gesendete Daten stornieren aktiviert.
Ein Prüfzeitraum muss nicht mehr angegeben werden. Die entsprechende Assistentenseite entfällt bei der gesetzten Option gesendete Daten stornieren.
Wechseln Sie mit Weiter auf die nächste Seite des Assistenten. Erstellen Sie die Stornomeldung über Daten bereitstellen.
Konnte die Stornomeldung erstellt werden, besteht analog zur Bereitstellung der Daten die Möglichkeit, die Meldeprüfliste zu öffnen. Ebenso lässt sich der Start des meldecenter Sozialversicherung Sendeassistenten unmittelbar nach dem Schließen des euBP-Assistenten vorsehen.
Schließen Sie den Assistenten.
Die Stornomeldung wird erstellt. Sie muss im Anschluss über den meldecenter Sozialversicherung Sendeassistenten an die DSRV übertragen werden.
Stornomeldung vor Versand ansehen
Die über den euBP-Assistenten erzeugte Stornomeldung kann analog zu den Meldedaten in der Meldeprüfliste angezeigt werden. Sie können darin erkennen, welche der bereits gesendeten Daten auf Seiten der DSRV gelöscht werden.
Die Kopfzeile enthält den Namen der aktiven Firma und den Meldezeitraum. Darunter werden zeilenweise die Betriebsstätten aufgeführt, für die bereits euBP-Daten gesendet wurden.
Zu jeder Betriebsstätte wird das Datum ausgewiesen, an dem der Versand der zu stornierenden Meldedaten erfolgt ist.
Stornomeldung versenden
Öffnen Sie den meldecenter Sozialversicherung Sendeassistenten über Extras meldecenter Sozialversicherung Sendeassistent oder auch direkt aus dem euBP-Assistenten heraus.
Es wird erkannt, wenn eine euBP-Meldung zum Versand vorliegt. Der Sendeassistent unterscheidet hierbei nicht, ob es sich um eine Stornomeldung oder um eine Meldung mit neuen euBP-Daten handelt.
Führen Sie den Versand aus.
Die Stornomeldung führt zu einer Löschung der für die jeweilige Betriebsnummer bei der DSRV vorhandenen Daten