Datenkomprimierung in büro easy
Wichtig: Die Komprimierung von Daten hat einen erheblichen Einfluss auf Ihre Firmendatei. Es empfiehlt sich, dieses Hilfethema vor dem Komprimieren von Daten auf jeden Fall aufmerksam zu lesen.
Sie können den Umfang einer zu großen Firmendatei verringern, indem Sie die Buchungen eines von Ihnen bestimmten Zeitraums komprimieren. Beim Komprimieren werden in büro easy alle Buchungen gelöscht, die Sie für Ihre aktuellen Aufzeichnungen nicht mehr benötigen, und durch neue Buchungen ersetzt, in denen die gelöschten Buchungen monatsweise zusammengefasst sind.
Welche Buchungen sind davon betroffen?
Sie geben für die Datenkomprimierung das Enddatum des abzudeckenden Zeitraums ein. Folglich hat die Komprimierung keinerlei Auswirkungen auf die nach diesem Datum erfassten Buchungen. Beispiel: Ist das Enddatum der 31. Dezember 2016, bleiben alle Buchungen ab dem 01. Januar 2017 unverändert in Ihrer Firmendatei erhalten.
Von den Buchungen vor dem Enddatum werden nur diejenigen gelöscht und zusammengefasst, die keine Auswirkungen auf die Buchungen nach dem Enddatum haben.
Wenn eine Rechnung vollständig beglichen ist, werden die Rechnungsdetails gelöscht und der Rechnungsbetrag in die Buchung eingefügt, in der die Erlöse zusammengefasst sind. In dieser Buchung sind weder der Kundenname noch die verkauften Posten enthalten. Unbezahlte Rechnungen verbleiben dagegen in der Firmendatei, damit Sie ihnen spätere Zahlungen zuordnen können.
Die folgende Tabelle enthält Beispiele für die Situationen, in denen Buchungen vom oder vor dem Enddatum in büro easy beibehalten werden:
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Situation |
Beispiele |
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Der Saldo einer Buchung ist offen. |
Kundenrechnungen, die teilweise oder noch nicht beglichen sind, noch nicht eingezahlte Einlagen von Kunden, offene Eingangsrechnungen, nicht verwendete Gutschriften |
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Eine Buchung ist mit einer anderen Buchung verknüpft, deren Saldo offen ist. |
Eine noch nicht eingezahlte Einlage eines Kunden, die Sie einer Kundenrechnung zugewiesen haben. Obwohl die Kundenrechnung beglichen ist, wird sie in büro easy beibehalten, da sie eine Verknüpfung zu einer offenen Buchung (der nicht eingezahlten Einlage) enthält. |
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Eine Buchung ist nicht als Abgeglichen markiert. |
Nicht abgeglichene Buchungen auf einem Giro- oder Kreditkartenkonto. |
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Eine Buchung ist als Zu drucken markiert. |
Alle Kundenrechnungen, Quittungen, Gutschriften oder Schecks, bei denen sich im Kontrollkästchen Zu drucken ein Häkchen befindet. |
Zusammenfassung der gelöschten Buchungen
Für die Buchungen, die aus Ihrer Firmendatei gelöscht werden, erstellt büro easy automatisch zusammenfassende Buchungen. Sie können die zusammenfassenden Buchungen, ausgenommen die Buchungen, die den Wert Ihres Warenbestands beeinflussen, an dem Eintrag BUCHJRNL im Feld Typ des Buchungsregisters erkennen.
Grundsätzlich ist für jeden Monat, in dem Buchungen gelöscht wurden, eine Buchung mit der Bezeichnung BUCHJRNL vorhanden. Der Buchungsbetrag der Zusammenfassung ist die Gesamtsumme der für diesen Monat gelöschten Buchungen. Darüber hinaus kann das Buchungsregister für einen bestimmten Monat auch andere Buchungen enthalten, die nicht gelöscht wurden. Hierbei handelt es sich um Buchungen, die durch noch einzugebende Buchungen verändert werden könnten.
Auswirkung auf den Warenbestand
Buchungen, die den Warenbestand betreffen, werden nicht komprimiert.
Auswirkung auf Berichte
Die Komprimierung Ihrer Firmendatei wirkt sich auf die Berichte aus, die den betreffenden Zeitraum ganz oder teilweise abdecken. Wichtigste Auswirkungen:
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Position |
Auswirkung |
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Kontensalden |
Sie können auch nach dem Komprimieren der Daten Berichte erstellen, in denen Finanztransaktionen aus dem entsprechenden Zeitraum zusammengefasst werden. Beispiel: Wenn Sie die Daten des letzten Jahres komprimieren, können Sie nach wie vor Gewinn- und Verlustberichte erstellen, in denen die Ergebnisse des Vorjahres mit denen des laufenden Jahres verglichen werden. Grund hierfür ist, dass für die Speicherung der Salden zusammenfassende Buchungen in Ihre Firmendatei eingefügt werden. |
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Buchungsdetails |
Nach der Datenkomprimierung können Sie keine Berichte mehr erstellen, in denen tägliche Einzelwerte aus dem komprimierten Zeitraum aufgeführt werden. Ursache hierfür ist, dass die einzelnen Buchungen, in denen die Einzelwerte enthalten waren, in büro easy gelöscht wurden. Sie können auch keine Berichte mehr erstellen, die die Salden einzelner Kunden oder Lieferanten aus diesem Zeitraum ausweisen. (Als Vorsichtsmaßnahme wird eine Sicherungskopie erstellt, falls Sie zu einem späteren Zeitpunkt auf die gelöschten Buchungen zugreifen müssen.) |
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MwSt-Berichte |
Daten zu den einzelnen steuerpflichtigen Posten und Lieferanten bleiben in büro easy erhalten, so dass Sie korrekte Berichte über Ihre Steuerverbindlichkeiten erstellen können. Dies gilt auch dann, wenn einige der Buchungen in dem Zeitraum anfielen, den Sie komprimiert haben. |
Auswirkung auf Angebots- und Zeitdaten
büro easy löscht nur die Angebote, deren Projektstatus Abgeschlossen lautet. Angebote mit einem anderen Status werden in büro easy beibehalten.